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Microsoft Teams, el trabajo colaborativo en Office 365

Microsoft Teams es la nueva aplicación de trabajo de colaborativo de Office 365 basada en chat que reúne en un mismo lugar: conversaciones, reuniones, documentos, accesos directos y muchos otros recursos para fomentar el trabajo en equipo.

Desde que en noviembre Microsoft anunciara el lanzamiento de Microsoft Teams, la herramienta no ha parado de crecer en usuarios y en prestaciones.

Creada inicialmente para profesionales, se utiliza ya en más de 50.000 organizaciones (con más de 85 millones de usuarios activos y traducida en 19 idiomas) y se prevé que siga abriéndose camino también en el campo educativo (así lo anunciaba Kirk Koenigsbauer, Vicepresidente Corporativo de Microsft Office en el blog de Office).

La aplicación ofrece respuesta al cambio significativo en la manera de trabajar de los últimos 5 años, habiendo aumentado considerablemente la cantidad de trabajo realizado de manera colaborativa digitalmente (reflejado en el aumento de participación en reuniones, en el envío y recepción de correos internos, así como también, en la edición de documentos compartidos).

Por ello, más allá de ofrecer únicamente un instrumento de comunicación mediante chat privado o en grupo, Microsoft Teams pretende armonizar el chat con el contenido y otras herramientas que el usuario pudiera necesitar en su trabajo del día a día, de manera que éste siempre tuviera acceso a las aplicaciones de mayor uso como puedan ser: Word, Excel, PowerPoint, OneNote…

La interfaz

La interfaz es sencilla e intuitiva. Se compone esencialmente de 3 columnas (algunas opciones pueden depender del tipo de cuenta):

1ª Columna:

En la parte superior contiene las vistas: “Actividades”, “Chat”, “Equipos”, “Reuniones” y “Archivos”.

En la parte inferior, el envío de comentarios al portal gestionado por Suphatra Rufo (quién traslada y responde a las ideas y sugerencias de los usuarios al equipo de desarrollo de Microsoft Teams), así como también, el acceso a la configuración:

2ª Columna:

El buscador (nos ofrece una búsqueda global a través de toda la mensajería y contenidos compartidos con nuestro perfil) y el panel de navegación (el contenido depende de la vista seleccionada previamente).

3ª Columna:

El panel de contenido (depende de la opción seleccionada previamente en el panel de navegación).

Equipos, canales, propietarios y miembros

Para explicar más en detalle la manera de operar de Microsoft Teams, cabe hacer referencia a la distinción entre la utilización de equipos y canales que tienen como objetivo focalizar de manera más específica las conversaciones.

Equipos

Tal y como el nombre indica, los equipos representan a los grupos de personas con una línea en trabajo común o con una información que debe ser compartida específicamente para personas ya definidas.

La creación de equipos ofrece dos tipos diferentes a crear: privados (administrados únicamente por los propietarios) o públicos (en los que la participación es abierta a cualquier miembro de la organización y aparecerían sugeridos en la siguiente pantalla):

Canales

Los canales pueden ser creados por cualquier miembro del equipo y serían las definiciones de temas específicos. Tienen como objetivo mantener organizadas las conversaciones del equipo.

Propietarios

En su rol pueden agregar a más propietarios para ayudar en la administración de los equipos, así como también, agregar a los miembros que los formaran, administrar sus permisos y definir las configuraciones del equipo.

Miembros

Pueden añadir canales adicionales en los equipos, editar los nombres de los canales ya creados y las descripciones, añadir tabs, conectores y bots (siempre y cuando los propietarios les hayan concedido permisos).

Tabs, conectores & bots

Tabs 

Son los complementos o accesos directos que aparecen en la parte superior de cada canal o equipo para fomentar su productividad.

Pueden crearse nuevas (más información sobre la creación de tabs aquí) pero actualmente, contamos por defecto con la siguiente lista:

Conectores

Sirven para enlazar las actualizaciones de servicios de lectura externos en un canal, como por ejemplo: Twitter, Mailchimp, Trello, una fuente RSS, JIRA, GitHub, Salesforce, Google Analytics…

Bots

Los bots son programas que ofrecen respuestas a preguntas, actualizaciones o notificaciones de manera automática.

Para recurrir a los bots, simplemente es necesario agregarlos al equipo y mencionarlos (@nombredelbot).

También pueden crearse nuevos bots, así lo explica Microsoft en su web.

Edición de texto y atajos de teclado

Edición de texto

El chat ofrece un pequeño editor de texto enriquecido con características esenciales, accesibles también mediante atajos de teclado:

  • Editor de fuente: bold, italic, underline.
  • Resaltado de texto.
  • Editor de color del texto con una gama cromática de 8 colores.
  • Selector de tamaño de fuente: pequeño, mediano o grande.
  • Lista con viñetas (iniciando la lista con *).
  • Lista enumerada (iniciando la lista con 1.).
  • Selector de entre 6 estilos de texto.

  • La opción para marcar el texto como importante.

Cómo complementos al texto en el chat, pueden añadirse también emoticonos, GIFs y adhesivos editables.

Atajos de teclado

Microsoft Teams cuenta también de los siguientes atajos de teclado (puedes acceder a la lista completa aquí):

Generales

  • Buscar: Alt+E.
  • Nuevo chat: Alt+N.
  • Ayuda: Alt+H.
  • Configuración: Alt+G.

Específicos de navegación

  • Abrir “Actividad”: Alt+1.
  • Abrir “Chat”:  Alt+2.
  • Abrir “Equipos”: Alt+3.
  • Abrir “Reuniones”: Alt+4.
  • Abrir “Archivos”: Alt+5.

Específicos de mensajería

  • Ir a redactar mensaje: C.
  • Expandir el campo de redacción de mensaje: Alt+X.
  • Abrir menú de Emoji: Alt+Q.
  • Agregar archivo: Alt+Q.
  • Empezar en nueva línea: Shift+Enter.

Para más información y ayuda sobre Microsoft Teams aquí.

Las notas de las últimas actualizaciones aquí.

 

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